存货管理办法及制度

第一章总则

第一条为加强对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，特制定本制度。

第二条本制度所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。

公司委托加工存货也适用于本制度。

第三条物资管理部门应该根据生产经营情况，确保库存合理储备，防止存货积压、闲置，造成浪费。规范存货处置，避免公司资产流失。

第四条仓库管理员应对存货实行科学保管，保证数量齐全、质量合格。确保存货账目的真实、准确、完整，账表与实物核对相符。

第二章请购与采购

第五条公司对存货的采购实行计划管理。物资管理部门根据物资需求建议计划，综合平衡库存储备情况进行编制采购计划。能够调剂平衡的，不得列入当期采购计划。

委托加工物资制定单独的委托加工计划。

第六条物资需求建议计划由物资需求单位提出，报部门分管副总批准或总经理批准。

第七条所有采购物资必须依据下达的年度投资计划或财务预算安排编制采购计划，按照管理权限，经计划部门审核后，按计划实施采购。确需变更预算的，根据公司预算管理办法重新调整预算。

第八条公司采购部门应根据计划部门批准的采购计划和采购申请办理采购手续。确有必要临时零星采购的，由总经理或其授权人批准。临时采购必须在一周内补办相关手续。

第九条物资管理部门应当根据预算有关规定，对实际执行情况予以考核。

第三章验收与保管

第十条仓库管理员应该会同有关部门对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购要求。

第十一条外购存货入库前一般应经过下列验收程序：

（一）检查订货合同协议、采购计划、采购订单、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。

（二）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。

（三）对待验货物进行数量复核和质量检验，对需要相关部门验收计量的应会同相关部门联合验收。

（四）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，不得办理入库手续，同时通知采购部门及时处理。对暂不具备检测条件的货物也应采取适当方法初步验收。

采购入库单需采购经手人、质量验收人、仓库管理员确认。入库单一式四联：一联仓库留存；二联交计划财务部作记账依据；三联货款结算；四联运费结算联，运费结算联要标明运输单位。

第十二条对不经仓储直接投入生产或使用的存货，包括环氧乙烷、液碱、液氨、硫酸、亚钠、煤等也应当采取适当的方法进行检验，同时仓库管理员会同使用单位车间班长或授权代表同时过磅复核数量。

第十三条拟入库的产成品，质量部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。

第十四条由采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，凭收货单位收货证明办理出、入库手续。

第十五条委托加工物资应根据委托加工合同核实委托加工结算单材料、完工产品数量、余料等方可办理入库手续。

第十六条仓库之间的存货流动应办理调拨手续，并由仓库主管批准。

第十七条应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当单独管理。

第十八条仓库管理员对存货应该经常盘点防止被盗和流失。

第十九条仓库管理员对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与计划财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第二十条入库单不得随意修改，也不得随意开红字入库单冲账。如确需修改入库记录，应当经相关经手人证明及仓库主管、财务主管批准。

第二十一条对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收，并单独存放通知相关部门处理。

第二十二条废旧物资出入库相关手续由废旧物资管理办法另行规定。

第四章领用与发出

第二十三条公司各部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单。对于公司根据预算制定存货领料限额的，如果继续领用应当经过分管副总审批。对于贵重商品或危险品的发出也应经分管副总或总经理审批。

生产领用流程：

（一）使用部门开具领料单，由车间主任及各部门经理批准。限额以外由分管副总或总经理批准。物资管理部门会同使用部门根据预算制定限额交仓库执行。

（二）仓库管理员检查领料单填写是否规范、手续是否齐全、数量是否超额。

（三）仓库管理员对符合规定的领料单发货并签字确认。

（四）仓库管理员应根据出库类型、出库部门分类汇总交财务记账。

（五）工程领用、委托加工领用比照以上流程出库。工程领用应分清工程项目并经施工方签收。委托加工领用应填写加工单位并由领用人签收。

第二十四条对于连续使用不便于计量的原材料，仓库管理员应每周实地测算开具出库单，月底会同使用部门、计划财务部开具出库单。

第二十五条仓库管理员应当根据经审批的销售通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和计划财务部核对。

第二十六条计划财务部应当与仓储部门经常性账实核对，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。

第二十七条公司领料后发现不合格产品应及时交仓库办理退料手续，同时通知采购部门处理。凡月末已领未用的物资，应于月末办理退料手续，若下月继续使用应办理假退料手续。

第二十八条公司制定材料使用定额，物资管理部门应当根据定额，对实际执行情况予以考核。

第五章盘点与处置

第二十九条仓库应及时将出入库单据交财务记账。计划财务部应每月对各仓库抽盘。对于大宗原材料、产成品每月进行一次全面盘存。对于低值易耗品及备品备件公司根据需要安排全面盘存。

第三十条存货盘点应当及时编制盘点表，盘点结果应该由物资管理部门主管人员、仓库管理员、计划财务部签字确认。盘盈、盘亏情况要分析原因，如果盈亏是由相关人员工作过失的引起的，应追究相关人员责任。

盘点结果处理程序：

（一） 计划财务部根据盘点表做出盘盈盘亏清单交仓库管理员、监盘人员签字确认。

（二） 物资管理部门调查原因写出分析报告。

（三）分管副总根据分析报告提出处理意见交总经理审批后执行。

第三十一条计划财务部应根据盘点结果处理意见，在期末结账前做好相关账务处理工作。

第三十二条物资管理部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残损等情况。并将结果报相关部门审批后作出相应的处置。

第三十三条物资管理部门与计划财务部应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提存货跌价准备。经总经理审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。

第六章监督检查

第三十四条公司由审计部、计划财务部对库存物资内部控制的进行监督检查。

第三十五条库存物资内部控制的监督检查的内容主要包括：

（一）存货业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。

（二）请购依据不充分，采购批量、采购时点不合理、相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。

（三）验收程序不规范，可能导致资产账实不符和资产损失。

（四）存货保管不善，可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失等。

（五）存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况并做出处理而导致财务信息不准确，资产和利润虚增。

第三十六条审计部、计划财务部对监督检查过程中发现的库存物资内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。

第三十七条本制度由计划财务部解释，自发布之日起施行。